Project Cost Management

Manajemen Biaya Proyek

Saya bukan penggemar berat musik country, namun Lyle Lovett merupakan salah satu favorit saya. Bagaimana bisa Anda tidak menyukai Lyle Lovett? Setelah semua, ia menikahi Julia Roberts. (Ah, Julia Roberts, jika Anda sudah membaca artikel saya sebelumnya, Anda tahu betapa aku mengagumi bahwa tersenyum kecantikan Tentu,. Dia dilecehkan Keifer, dibuang Lyle, memiliki set kembar, dan menolak untuk membalas telepon saya. Namun, dia adalah Julia Roberts) Anyway, titik saya sedang mencoba membuat adalah bahwa aku suka musik Lyle Lovett's: rhythm and blues, big band, negara baik ol '.. Dalam salah satu lagu Lovett, ia croons, "Apakah Anda ingin ciuman?" Dia berkata, "Terima kasih, tidak, saya akan mengambil beberapa UANG.." Para manajer proyek seperti gadis dalam lagu Lovett's:

• Manajemen bertanya, "Apakah Anda ingin lebih banyak waktu?" Kami menjawab, "Terima kasih, tidak, saya akan mengambil beberapa UANG.."
• Pelanggan menawarkan, "Apakah Anda ingin mengurangi ruang lingkup?" Kami menjawab, "Terima kasih, tidak. Saya akan mengambil beberapa UANG."
• Sponsor permintaan jadwal cepat. Kami menjawab, "Terima kasih, tidak, saya akan mengambil beberapa UANG.."

Dapatkan titik?

Dari IT untuk konstruksi, proyek yang paling harus membeli bahan: router dan kabel, sirap dan semen, dan sebagainya. Kita hampir selalu harus membeli beberapa hal untuk menyelesaikan pekerjaan proyek. Pikirkan kembali proyek terakhir Anda, tidak Anda harus membeli sesuatu? Sebuah bagian dari perangkat lunak. Sebuah buku. Sebuah ganda besar keju dan pizza sosis untuk tim Anda. Seseorang, Anda atau organisasi Anda bekerja, harus batuk uang tunai untuk membeli barang-barang itu.

Terlepas dari lingkup atau jadwal, proyek yang membutuhkan dana untuk menyelesaikan pekerjaan. Secara teknis, bahkan proyek-proyek yang hanya menggunakan tenaga kerja memiliki dana yang melekat pada mereka, seseorang, suatu tempat yang membayar untuk tenaga kerja itu. Apa yang terjadi jika Anda tidak memiliki jumlah dana yang tepat untuk menyelesaikan lingkup proyek? proyek Anda ditakdirkan.

Punya Uang Anda di Pikiran Anda?

Bagaimana kita tahu apa proyek akan dikenakan biaya? Kami benar-benar tidak, sampai proyek selesai. Saya terdengar lebih seperti seorang mekanik mobil dari manajer proyek, tetapi kenyataannya adalah, dan ini mungkin menyengat sedikit saja, kita tidak dapat mengetahui biaya proyek akhir sampai proyek selesai karena kita tidak dapat secara akurat memprediksi masa depan.

Apa yang dapat kita lakukan adalah membuat perkiraan. Perkiraan lebih dari menarik keluar nomor acak dari udara, menambahkan 20% untuk mengukur baik, dan kemudian berkata, "Itu akan bekerja." Perkiraan nyata berkembang rincian proyek telah tersedia. Ini adalah elaborasi progresif. Proyek perkiraan mulai luas, dan sebagai deliverable proyek datang ke dalam fokus kami dapat lebih akurat menentukan perkiraan kami.

Setiap memperkirakan harus menyediakan rentang yang dapat diterima varians, kondisi perkiraan, dan setiap asumsi yang dibuat oleh penyedia perkiraan. Sebagai contoh, perkiraan untuk membangun sebuah gudang baru mungkin menyatakan bahwa gudang akan biaya $ 350.000 + / - 10%, berlaku selama 30 hari, dan mengasumsikan bahwa gudang akan dibangun di bulan Juni.

Perhatikan berbagai varians, asumsi, dan pekerjaan lain? Sebuah perkiraan yang baik secara jelas mendefinisikan apa proyek ini akan menyelesaikan, asumsi yang dibuat, berapa lama estimasi tersebut valid, dan berapa banyak proyek akan biaya berdasarkan informasi terkini. Perkiraan yang baik hadiah untuk semua stakeholder yang relevan dengan pekerjaan yang diajukan, tanpa menahan rahasia. Jika ada ketidaksepakatan harga, asumsi, atau varians jangkauan, lebih baik untuk membahas masalah ini sekarang, bukan empat bulan ke dalam pelaksanaan proyek.

Ada tiga jenis utama memperkirakan bahwa manajer proyek harus bergantung pada:

• Estimasi Ballpark ini juga dikenal sebagai urutan besarnya kasar (ROM). ROM Perkiraan didasarkan pada tujuan tingkat tinggi, memberikan pemandangan luas-mata dari deliverable proyek, dan memiliki banyak ruang gerak. Kebanyakan ROM perkiraan, tergantung pada industri, memiliki berbagai varian dari -25% sampai ke 75%. Seperti saya katakan, banyak ruang gerak.
• Manajer proyek tidak perlu menginvestasikan terlalu banyak waktu dalam membuat perkiraan awal ini, sama seperti pelanggan tidak harus menempatkan terlalu banyak kepercayaan pada keakuratan estimasi ROM. Sayangnya untuk kedua belah pihak, ada gangguan konsisten dalam harapan ketika datang ke perkiraan ROM. Biasanya manajer proyek secara membabi buta melempar keluar estimasi ROM seperti pengantin melemparkan karangan, dan menempel pelanggan ke buket ROM seperti pendamping di pernikahan yang sama. perkiraan ROM, terlepas dari peran Anda dalam proyek ini adalah hanya untuk eyeballing biaya awal proyek dirasakan.
• Estimasi Anggaran (atau-down estimasi atas) sedikit lebih akurat. Dirumuskan cukup awal dalam tahap perencanaan proyek, perkiraan anggaran yang paling sering didasarkan pada estimasi analog, mengambil pelajaran anggaran belajar dari proyek serupa dan menerapkan mereka untuk proyek ini. Lakukan sedikit sihir matematika dan kita punya diri perkiraan anggaran. Abra-mayat!
• Dengan perkiraan anggaran, kita mulai di bagian atas dan bekerja dengan cara kami ke dalam rincian proyek. Seperti ROM, perkiraan ini harus mencakup kondisi, berbagai varians, dan setiap asumsi yang masuk ke dalam perhitungan Anda. Perkiraan anggaran cepat, tapi tidak terlalu akurat. Kisaran varians estimasi anggaran dari -10 persen menjadi 25 persen.
• Estimasi definitif (atau-up estimasi bawah) adalah yang paling akurat dari jenis perkiraan, tetapi mengambil waktu yang paling untuk membuat. Perkiraan definitif memerlukan rincian struktur kerja (WBS). Sebuah WBS bukanlah daftar kegiatan. (Aku tahu, semua orang di kantor Anda mengatakan itu, tapi mereka semua salah.) Sebuah WBS adalah dekomposisi kiriman-berorientasi ruang lingkup proyek. Itu dekomposisi dari deliverable bahwa proyek Anda akan menciptakan bagi pelanggan, nomina, bukan kata kerja.

Misalnya, Anda perlu membuat jaringan dari awal di markas besar organisasi Anda. WBS Anda akan berasal dari nama proyek HQ Network. Di bawah HQ Network, Anda membuat pohon keluarga point utama: LAN, WAN, ruang server, workstation, dan sebagainya. Kemudian Anda terurai ini point utama ke kiriman yang lebih kecil.

WBS Anda harus menggunakan kode account untuk setiap angka deliverable dalam WBS. Sebagai contoh, asumsikan bahwa Jaringan HQ adalah proyek nomor 427. Bagian WAN dari proyek ini mungkin 427,1, dan unsur-unsur di bawah kiriman WAN kemudian akan 427.1.1, 427.1.2, dan sebagainya. Kode akun menjelaskan untuk semua peserta deliverable yang sedang direferensikan, memberikan catatan yang akurat untuk setiap elemen manajer proyek janji sebagai bagian dari penyelesaian proyek. Anda tidak harus menggunakan kode akun, tapi cukup mudah untuk diterapkan, dan dapat menghemat waktu hilir.

Anda membutuhkan WBS dalam rangka menciptakan estimasi definitif karena Anda dan / atau ahli Anda akan account untuk biaya setiap deliverable. Di beberapa organisasi, biaya yang dapat mencakup lebih dari sekedar materi, mungkin mempertimbangkan tenaga kerja account, konsultan, pengembangan tim, dan sebagainya. Intinya adalah bahwa setiap deliverable dalam WBS dapat memiliki waktu dan biaya yang terkait dengan itu. Tergantung pada ukuran proyek Anda, Anda mungkin ingin atau perlu membuat WBS kamus untuk mengambil keuntungan dari kode rekening untuk masing-masing elemen WBS: mendefinisikan setiap elemen, pihak yang bertanggung jawab untuk waktu, elemen dan biaya yang terkait dengan masing-masing komponen, dan catatan atau fakta yang relevan.

Sebuah WBS kamus, ditambah dengan kode rekening, membantu untuk mencegah atau mengatasi miskomunikasi, menyediakan referensi yang akurat, dan mengatur deliverable proyek. Terkait dengan WBS kamus adalah waktu, biaya, dan info yang relevan pada setiap deliverable. Sekarang Anda dan Larry dari Akuntansi bisa menjadi sahabat selamanya. Anda dapat memindahkan ke deliverable dalam proyek tersebut dan memberikan perkiraan yang akurat tentang apa setiap hal biaya untuk melaksanakan.

Perkiraan definitif membutuhkan banyak waktu untuk membuat, tapi itu perkiraan paling akurat dapat Anda berikan. Anda mungkin tahu ini sebagai perkiraan bottom-up karena Anda mulai dari nol (bawah) dan account untuk setiap hal freakin 'proyek akan membeli, membuat, atau mengirimkan. Kisaran varians pada estimasi definitif relatif rendah: -5% sampai +10%. Hal ini masuk akal karena itu jauh lebih mudah untuk memprediksi bagaimana sesuatu yang jauh akan dikenakan biaya bila Anda dapat melihat segala sesuatu proyek akan buat. Berapa banyak proyek anda telah terlibat dalam mana Anda dapat melihat semua proyek ini akan menciptakan dari kata pergi? proyek Mungkin tidak terlalu banyak, atau hanya bahwa Anda telah menyelesaikan berulang kali dan karena itu tahu persis apa yang diharapkan. Misalnya, integrator TI mungkin memiliki template proyek yang mendefinisikan semua pekerjaan untuk menerapkan solusi dikemas dalam lingkungan apapun.

Sementara estimasi definitif ideal untuk akurasi, mereka tidak mudah untuk menciptakan karena begitu banyak usaha harus pergi ke dalam proyek sebelum manajer proyek dapat membuat perkiraan yang pasti. Hal ini memerlukan pendidikan bukan hanya untuk Anda sebagai manajer proyek, tetapi untuk stakeholder Anda, yang perlu memahami bahwa satu-satunya cara estimasi yang tepat dapat dibuat adalah untuk menginvestasikan waktu dalam proyek itu sendiri, dengan membuat WBS.

Dengan semua jenis estimasi, manajer proyek harus memberikan berbagai varian dan penjelasan tentang bagaimana memperkirakan diciptakan. Tanpa penjelasan ini, pelanggan dituntun untuk percaya bahwa harga yang Anda telah dikutip, harga yang Anda sudah "berjanji," adalah harga terakhir yang pelanggan akan melihat. Dan seharusnya perubahan harga, akan ada neraka untuk membayar.

Punya Pikiran Anda di Uang Anda?

Sebagai proyek ini bergerak ke arah penyelesaian, kemungkinan besar akan kebutuhan untuk merevisi harga proyek. Jika proyek ini dimulai dengan estimasi ROM, perkiraan asli bisa liar salah. Pelanggan yang membaca estimasi ROM harus tahu bahwa biaya akhir mungkin akan jauh berbeda dari estimasi tersebut. Tidak diragukan pelanggan akan ingin mendengar perkiraan yang lebih akurat definitif Anda.

Tentu saja, dari ROM untuk definitif, perkiraan bisa saja salah polos. Ini tidak menyenangkan untuk memiliki pendekatan sponsor Anda, stakeholder, atau pelanggan dengan topi di tangan dan memohon, memohon, mencuri uang tunai lebih karena perkiraan proyek Anda adalah cara, cara off. Perencanaan yang buruk adalah penyebab utama dari perkiraan miskin. Bergegas perkiraan, perkiraan kembung, atau perkiraan yang "rendah mengepalkan" hanya untuk mendapatkan proyek bergerak terikat untuk review anggaran, percakapan yang tidak menyenangkan, dan reassessments proyek.

Kadang-kadang, untungnya, itu bukan kesalahan manajer proyek ketika memperkirakan harus mengubah: Biaya bahan telah berubah, waktu diantisipasi untuk menyelesaikan pekerjaan proyek itu salah, atau dasar untuk keputusan yang salah. Dalam hal ini, manajer proyek masih harus mengkomunikasikan variasi, yang tidak menyenangkan, tapi lebih mudah daripada mengambil menyalahkan ketika menyalahkan yang semua milikmu.

perkiraan yang buruk juga bisa menjadi kesalahan pelanggan, stakeholder, atau bahkan sponsor proyek. Ketika stakeholder bertanggung jawab, peningkatan biaya biasanya terkait dengan permintaan perubahan. Berlawanan dengan opini publik, permintaan perubahan bukan hal yang baik. Idealnya, ketika pelanggan dan sponsor proyek sign off pada pernyataan ruang lingkup, tidak ada perubahan yang harus dilakukan untuk ruang lingkup itu. Tentu saja, kesalahan dan kelalaian, peningkatan teknologi, dan perubahan nilai-tambah semua mempengaruhi perlawanan lingkup untuk berubah.

Jika pelanggan tuntutan kiriman baru di ruang lingkup proyek, bagaimanapun, harga biasanya dikaitkan dengan tuntutan itu. Uang yang diperlukan untuk melaksanakan perubahan harus datang dari suatu tempat, dan bukan dompet Anda. Bahkan perubahan yang mengganti komponen lingkup pada saat ini harga, waktu dan uang sudah mungkin telah diinvestasikan dalam kiriman tersebut. Menurut pendapat saya, berubah setelah pernyataan ruang lingkup adalah hal, yang buruk buruk.

Kita akan berbicara lebih banyak tentang perubahan manajemen dalam artikel yang akan datang. Untuk saat ini, ketahuilah ini: Jika perubahan lingkup proyek, anggaran biasanya harus berubah juga. Perubahan umumnya biaya sesuatu, dan itu berarti peningkatan anggaran.

IT dan Pengendalian Biaya Proyek

Apakah Anda pernah merasa seperti Anda bermain di papan dart anggaran? Biaya vendor telah meningkat. Informasi historis cacat. Perkiraan Waktu adalah tidak benar. Tim proyek ini tersebar terlalu tipis. suap itu lebih rendah dari yang diharapkan. Alasan, alasan, kan?

TI menderita hukum universal: hukuman, pertama-pertama kali digunakan. Konsep waktu-pertama, pertama-gunakan hukuman adalah bahwa hal itu tidak mungkin untuk secara akurat memperkirakan biaya dari sesuatu yang belum pernah dicoba. TI begitu unik, begitu multifaset, dan memiliki front begitu banyak bahwa gerakan konstan dari variabel yang menciptakan hubungan cinta-benci untuk organisasi mencoba membuat perkiraan biaya TI.

Mempertimbangkan proyek TI, dari mengganti perangkat keras untuk meluncurkan sistem baru secara keseluruhan, dan saya yakin Anda punya waktu pertama, skenario pertama digunakan di sana di suatu tempat. Tentu, bahwa jenis pekerjaan mungkin telah dilakukan sebelumnya, tetapi tidak di lingkungan spesifik proyek ini. Anda punya berbagai jenis perangkat keras, firmware, perangkat lunak, dan jangan lupa pengguna, membenturkan menghadapi solusi Anda. Semua faktor ini sering diabaikan, diberhentikan, atau dianggap non-isu. Kesalahan! Ketika datang ke biaya dan hal-hal yang dapat mempengaruhi biaya, manajer proyek harus mempertimbangkan risiko dan konsekuensi dari waktu-pertama, pertama-gunakan penalti. Ini hukum universal bisa mengeja bencana bagi setiap proyek TI. Semakin lama seorang manajer proyek berjalan tanpa setidaknya mengangguk ke arah kali-pertama, penalti pertama digunakan, jatuh semakin besar tertunda.

Biaya dan Manajer Proyek

manajer proyek berada di tempat yang sulit: Mereka penghubung antara pelanggan dan tim proyek yang akan menyelesaikan proyek pelanggan. Di kebanyakan organisasi, itu umumnya lebih mudah untuk mendapatkan lebih banyak waktu daripada uang, dan ada kekhawatiran biasanya lebih tentang berapa banyak dari berapa lama. Para manajer proyek dan stakeholders mereka perlu masuk ke setiap proyek dengan tujuan umum: Mengidentifikasi ruang lingkup yang terjangkau dan rencana tentang bagaimana untuk mencapainya. Terlalu sering, dan mungkin karena materi pelajaran itu sendiri, biaya diabaikan dalam perencanaan proyek. Untuk proyek untuk menjadi sukses, seseorang harus membayar tagihan, dan sampai perkiraan adalah diminta atau diberikan, itu bukan misteri, hanya ketakutan konstan.

Biaya manajemen benar-benar adalah seperti sebuah lagu Lovett Lyle: Hal ini dapat menyakitkan sedih, jujur, dan terfokus pada UANG, tanpa pernah benar-benar mengucapkan kata itu.

Manajemen Proyek

Manajemen Proyek

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno management, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.  Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.  Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa mempedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

Pemikiran awal manajemen

Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen.^[2] Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang—masing-masing melakukan pekerjaan khusus—perusahaan peniti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.

Peristiwa penting kedua yang mempengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

Era manajemen ilmiah

Frederick Winslow Taylor.

Era ini ditandai dengan berkembangan perkembangan ilmu manajemen dari kalangan insinyur—seperti Henry Towne, Frederick Winslow Taylor, Frederick A. Halsey, dan Harrington Emerson.  Manajemen ilmiah, atau dalam bahasa Inggris disebut scientific management, dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor dalam bukunya yang berjudul Principles of Scientific Management pada tahun 1911. Dalam bukunya itu, Taylor mendeskripsikan manajemen ilmiah adalah "penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan." Beberapa penulis seperti Stephen Robbins menganggap tahun terbitnya buku ini sebagai tahun lahirya teori manajemen modern

Henry Gantt yang pernah bekerja bersama Taylor di Midvale Steel Company menggagas ide bahwa seharusnya seorang mampu mandor memberi pendidikan kepada karyawannya untuk bersifat rajin (industrious ) dan kooperatif. Ia juga mendesain sebuah grafik untuk membantu manajemen yang disebut sebagai Gantt chart yang digunakan untuk merancang dan mengontrol pekerjaan.

Manajemen ilmiah kemudian dikembangkan lebih jauh oleh pasangan suami-istri Frank dan Lillian Gilbreth. Keluarga Gilbreth berhasil menciptakan micromotion yang dapat mencatat setiap gerakan yang dilakukan oleh pekerja dan lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan setiap gerakan tersebut.

Era ini juga ditandai dengan hadirnya teori administratif, yaitu teori mengenai apa yang dilakukan oleh para manajer dan bagaimana cara membentuk praktik manajemen yang baik. Pada awal abad ke-20, seorang industriawan Perancis bernama Henry Fayol mengajukan gagasan lima fungsi utama manajemen: merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan. Gagasan Fayol itu kemudian mulai digunakan sebagai kerangka kerja buku ajar ilmu manajemen pada pertengahan tahun 1950, dan terus berlangsung hingga sekarang. Selain itu, Henry Fayol juga mengagas 14 prinsip manajemen yang merupakan dasar-dasar dan nilai yang menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen.

Sumbangan penting lainnya datang dari ahli sosilogi Jerman Max Weber. Weber menggambarkan suatu tipe ideal organisasi yang disebut sebagai birokrasi—bentuk organisasi yang dicirikan oleh pembagian kerja, hierarki yang didefinisikan dengan jelas, peraturan dan ketetapan yang rinci, dan sejumlah hubungan yang impersonal. Namun, Weber menyadari bahwa bentuk "birokrasi yang ideal" itu tidak ada dalam realita. Dia menggambarkan tipe organisasi tersebut dengan maksud menjadikannya sebagai landasan untuk berteori tentang bagaimana pekerjaan dapat dilakukan dalam kelompok besar. Teorinya tersebut menjadi contoh desain struktural bagi banyak organisasi besar sekarang ini.

Perkembangan selanjutnya terjadi pada tahun 1940-an ketika Patrick Blackett melahirkan ilmu riset operasi, yang merupakan kombinasi dari teori statistika dengan teori mikroekonomi. Riset operasi, sering dikenal dengan "Sains Manajemen", mencoba pendekatan sains untuk menyelesaikan masalah dalam manajemen, khususnya di bidang logistik dan operasi. Pada tahun 1946, Peter F. Drucker—sering disebut sebagai Bapak Ilmu Manajemen—menerbitkan salah satu buku paling awal tentang manajemen terapan: "Konsep Korporasi" (Concept of the Corporation). Buku ini muncul atas ide Alfred Sloan (chairman dari General Motors) yang menugaskan penelitian tentang organisasi.

Era manusia sosial

Era manusia sosial ditandai dengan lahirnya mahzab perilaku (behavioral school) dalam pemikiran manajemen di akhir era manajemen ilmiah. Mahzab perilaku tidak mendapatkan pengakuan luas sampai tahun 1930-an. Katalis utama dari kelahiran mahzab perilaku adalah serangkaian studi penelitian yang dikenal sebagai eksperimen Hawthrone.

Eksperimen Hawthrone dilakukan pada tahun 1920-an hingga 1930-an di Pabrik Hawthrone milik Western Electric Company Works di Cicero, Illenois. Kajian ini awalnya bertujuan mempelajari pengaruh berbagai macam tingkat penerangan lampu terhadap produktivitas kerja. Hasil kajian mengindikasikan bahwa ternyata insentif seperti jabatan, lama jam kerja, periode istirahat, maupun upah lebih sedikit pengaruhnya terhadap output pekerja dibandingkan dengan tekanan kelompok, penerimaan kelompok, serta rasa aman yang menyertainya. Peneliti menyimpulkan bahwa norma-norma sosial atau standar kelompok merupakan penentu utama perilaku kerja individu.

Kontribusi lannya datang dari Mary Parker Follet. Follett (1868–1933) yang mendapatkan pendidikan di bidang filosofi dan ilmu politik menjadi terkenal setelah menerbitkan buku berjudul Creative Experience pada tahun 1924. Follet mengajukan suatu filosifi bisnis yang mengutamakan integrasi sebagai cara untuk mengurangi konflik tanpa kompromi atau dominasi. Follet juga percaya bahwa tugas seorang pemimpin adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan mengintegrasikannya dengan tujuan individu dan tujuan kelompok. Dengan kata lain, ia berpikir bahwa organisasi harus didasarkan pada etika kelompok daripada individualisme. Dengan demikian, manajer dan karyawan seharusnya memandang diri mereka sebagai mitra, bukan lawan.

Pada tahun 1938, Chester Barnard (1886–1961) menulis buku berjudul The Functions of the Executive yang menggambarkan sebuah teori organisasi dalam rangka untuk merangsang orang lain memeriksa sifat sistem koperasi. Melihat perbedaan antara motif pribadi dan organisasi, Barnard menjelaskan dikotonomi "efektif-efisien".

Menurut Barnard, efektivitas berkaitan dengan pencapaian tujuan, dan efisiensi adalah sejauh mana motif-motif individu dapat terpuaskan. Dia memandang organisasi formal sebagai sistem terpadu di mana kerjasama, tujuan bersama, dan komunikasi merupakan elemen universal, sementara pada organisasi informal, komunikasi, kekompakan, dan pemeliharaan perasaan harga diri lebih diutamakan. Barnard juga mengembangkan teori "penerimaan otoritas" didasarkan pada gagasan bahwa bos hanya memiliki kewenangan jika bawahan menerima otoritas itu.

Era moderen

Era moderen ditandai dengan hadirnya konsep manajemen kualitas total (total quality management—TQM) di abad ke-20 yang diperkenalkan oleh beberapa guru manajemen, yang paling terkenal di antaranya W. Edwards Deming (1900–1993) and Joseph Juran (lahir 1904).

Deming, orang Amerika, dianggap sebagai Bapak Kontrol Kualitas di Jepang.^[9] Deming berpendapat bahwa kebanyakan permasalahan dalam kualitas bukan berasal dari kesalahan pekerja, melainkan sistemnya. Ia menekankan pentingnya meningatkan kualitas dengan mengajukan teori lima langkah reaksi berantai. Ia berpendapat bila kualitas dapat ditingkatkan,

(1) biaya akan berkurang karena berkurangnya biaya perbaikan, sedikitnya kesalahan, minimnya penundaan, dan pemanfaatan yang lebih baik atas waktu dan material;

(2) produktivitas meningkat;

 (3) market share meningkat karena peningkatan kualitas dan harga;

(4) profitabilitas perusahaan peningkat sehingga dapat bertahan dalam bisnis;

 (5) jumlah pekerjaan meningkat. Deming mengembangkan 14 poin rencana untuk meringkas pengajarannya tentang peningkatan kualitas.

Kontribusi kedua datang dari Joseph Juran. Ia menyatakan bahwa 80 persen cacat disebabkan karena faktor-faktor yang sebenarnya dapat dikontrol oleh manajemen. Ia merujuk pada "prinsip pareto." Dari teorinya, ia mengembangkan trilogi manajemen yang memasukkan perencanaan, kontrol, dan peningkatan kualitas. Juran mengusulkan manajemen untuk memilih satu area yang mengalami kontrol kualitas yang buruk. Area tersebut kemudian dianalisis, kemudian dibuat solusi, dan diimplementasikan.

 

Manajemen ilmiah

Manajemen ilmiah kemudian dikembangkan lebih jauh oleh pasangan suami-istri Frank dan Lillian Gilbreth. Keluarga Gilbreth berhasil menciptakan micromotion yang dapat mencatat setiap gerakan yang dilakukan oleh pekerja dan lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan setiap gerakan tersebut. Gerakan yang sia-sia yang luput dari pengamatan mata telanjang dapat diidentifikasi dengan alat ini, untuk kemudian dihilangkan. Keluarga Gilbreth juga menyusun skema klasifikasi untuk memberi nama tujuh belas gerakan tangan dasar (seperti mencari, menggenggam, memegang) yang mereka sebut Therbligs (dari nama keluarga mereka, Gilbreth, yang dieja terbalik dengan huruf tetap). Skema tersebut memungkinkan keluarga Gilbreth menganalisis cara yang lebih tepat dari unsur-unsur setiap gerakan tangan pekerja.

Skema itu mereka dapatkan dari pengamatan mereka terhadap cara penyusunan batu bata. Sebelumnya, Frank yang bekerja sebagai kontraktor bangunan menemukan bahwa seorang pekerja melakukan 18 gerakan untuk memasang batu bata untuk eksterior dan 18 gerakan juga untuk interior. Melalui penelitian, ia menghilangkan gerakan-gerakan yang tidak perlu sehingga gerakan yang diperlukan untuk memasang batu bata eksterior berkurang dari 18 gerakan menjadi 5 gerakan. Sementara untuk batu bata interior, ia mengurangi secara drastis dari 18 gerakan hingga menjadi 2 gerakan saja. Dengan menggunakan teknik-teknik Gilbreth, tukang baku dapat lebih produktif dan berkurang kelelahannya di penghujung hari.

Pendekatan kuantitatif

Pendekatan kuantitatif adalah penggunaan sejumlah teknik kuantitatif—seperti statistik, model optimasi, model informasi, atau simulasi komputer—untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan. Sebagai contoh, pemrograman linear digunakan para manajer untuk membantu mengambil kebijakan pengalokasian sumber daya; analisis jalur kritis (Critical Path Analysis) dapat digunakan untuk membuat penjadwalan kerja yang lebih efesien; model kuantitas pesanan ekonomi (economic order quantity model) membantu manajer menentukan tingkat persediaan optimum; dan lain-lain.

Pengembangan kuantitatif muncul dari pengembangan solusi matematika dan statistik terhadap masalah militer selama Perang Dunia II. Setelah perang berakhir, teknik-teknik matematika dan statistika yang digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan militer itu diterapkan di sektor bisnis. Pelopornya adalah sekelompok perwira militer yang dijuluki "Whiz Kids." Para perwira yang bergabung dengan Ford Motor Company pada pertengahan 1940-an ini menggunakan metode statistik dan model kuantitatif untuk memperbaiki pengambilan keputusan di Ford.

Fungsi manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga yaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

 

Sarana manajemen

Man dan machine, dua sarana manajemen.

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.

Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.

Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.

Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.

Prinsip manajemen

Artikel utama untuk bagian ini adalah: Prinsip manajemen

Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari

1. Pembagian kerja (Division of work)
2. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
3. Disiplin (Discipline)
4. Kesatuan perintah (Unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
7. Penggajian pegawai
8. Pemusatan (Centralization)
9. Hirarki (tingkatan)
10. Ketertiban (Order)
11. Keadilan dan kejujuran
12. Stabilitas kondisi karyawan
13. Prakarsa (Inisiative)
14. Semangat kesatuan

Manajer

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.

Tingkatan manajer

Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya.

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).

Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.

Peran manajer

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok^[13]. yang pertama adalah peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Yang kedua adalah peran informasional, meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Yang ketiga adalah peran pengambilan keputusan, meliputi peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

Keterampilan manajer

Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer pada setiap tingkatannya.

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
   Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
   Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3. Keterampilan teknis (technical skill)
   Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:^[4]

1. Keterampilan manajemen waktu
   Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

2. Keterampilan membuat keputusan
   Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Piramida di Mesir. Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.

Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan oleh Hanry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan tersebut, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya

Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era moderen.^[7]

Kemajuan dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong untuk melakukan beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam mengelola harapan . Manajemen suatu kegiatan baik investasi kecil maupun besar  dalam skala proyek memerlukan suatu metode yang sudah teruji, sumber daya yang berkualitas dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat.

Proyek merupakan gabungan seperti sumber daya manusia, material, machine dan modal/biaya dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai tujuan dalam sasaran dan tujuan. Sifat dari suatu proyek adalah bersifat sementara dan dalam kurun waktu yang dibatasi. Suatu proyek biasanya terjadi karena suatu keperluan yang mendesak karena tuntutan pengembangan dari suatu lokasi tertentu.

Jenis proyek dalam buku ini dikelompokkan berdasarkan komponen kegiatan utama dan hasil akhirnya, yaitu :

1. Proyek konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung, jalan raya, dsb.
2. Proyek Industri Manufaktur. Kegiatannya mulai dari merancang hingga terciptanya suatu produk baru.
3. Proyek Penelitian dan Pengembangan. Melakukan penelitian dan pengembangan hingga tercuptanya sebuah produk tertentu dengan tujuan untuk memperbaiki atau meningkatkan suatu produk, pelayanan atau suatu metode tertentu.
4. Proyek Padat modal. Suatu proyek yang memerlukan modal yang besar. Misalnya pembebasan tanah, pembelian dan pengadaan suatu barang, pembangunan suatu fasilitas produksi dsb.
5. Proyek Pengembangan Produk Baru. Merupakan gabungan dari proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal.
6. Proyek Pelayanan Manajemen. Berhubungan dengan fasilitas nonfisik atau jasa dari perusahaan. Misalnya pengembangan sistem informasi perusahaan, Peningkatan produktivitas dari karyawan, dsb.
7. Proyek Infrastruktur. Penyediaan kebutuhan masyarakat luas dalam hal prasarana transportasi, Waduk, pembangkit listrik, instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum.

Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.

Ada tiga garis besar yang dibahas dalam buku ini untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :

1. Perencanaan

Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.).

2. Penjadwalan

Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi  dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.

3. Pengendalian Proyek

Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.

Area Knowledge

Teknologi digital memainkan peranan penting dalam hal ini. Kapasitas simpan komputer yang semakin besar, aplikasi perangkat lunak, dan kecanggihan teknologi internet memberikan keleluasaan bagi perusahaan untuk dapat mengolah semua jenis informasi tadi menjadi pengetahuan yang berguna dan bermakna (knowledge management). Knowledge management bukanlah produk aplikasi, melainkan suatu konsep sistem.

Sistem knowledge management yang efektif akan membuat karyawan secara cepat dan mudah menemukan data, informasi, dan pengetahuan lainnya. Sehingga memungkinkan mereka untuk menganalisis informasi secara mudah dan berkolaborasi dengan karyawan lain serta pihak ketiga tanpa dibatasi oleh lokasi serta perbedaan waktu.

Salah satu contoh penerapan knowledge management adalah ITCP (Indonesian Technical Cooperation Programmes). ITCP merupakan proyek yang dikembangkan oleh Sekretariat Kabinet Indonesia. Tujuannya untuk berbagi informasi dan keahlian antara Indonesia dengan negara berkembang lainnya. Aktivitas ITCP meliputi pelatihan; studi kunjungan; pertemuan kelompok yang mencakup area pertanian, pendidikan, informasi, sumber alam, perencanaan keluarga, dan sebagainya. Saat ini peserta ITCP tersebar sampai ke 90 negara dengan jumlah mencapai lebih dari empat ribu orang.

Semula proyek ini mengalami banyak kesulitan, tidak hanya dalam proses persiapan dan registrasi, melainkan juga pada proses dokumentasi dan pelaporan. Bagaimana menentukan jenis pelatihan yang paling dibutuhkan; bagaimana mencari dan menentukan kebutuhan akan pakar yang kompeten di bidangnya; bagaimana mengklasifikasikan laporan hasil suatu proyek atau studi agar dapat dimanfaatkan oleh negara lain; merupakan kendala yang dihadapi selama ini dan tidak dapat secara cepat dan optimal ditangani oleh administrasi manual.

Sekretariat Kabinet kemudian memutuskan untuk menggunakan aplikasi berbasis web sehingga kecepatan informasi dapat jauh lebih meningkat, mengingat luasnya area cakupan peserta ITCP. Dengan hanya bermodalkan program penjelajah (browser) dan koneksi ke internet, para peserta dapat dengan mudah memantau laporan proyek serta agenda pertemuan, serta memberikan masukan mengenai kebutuhan akan pelatihan serta pakar.

Masukan ini akan menjadi salah satu faktor penentu dalam pembuatan agenda kegiatan pelatihan ataupun studi. Kemudahan lainnya adalah dalam proses pencarian informasi. Data, dokumen, dan laporan sudah diklasifikasikan dengan beberapa kriteria yang diolah sedemikian rupa, sehingga informasi yang dihasilkan akan optimal dan tepat sesuai dengan kebutuhan dari peserta.

'One stop service'

Pendekatan yang hampir serupa juga dilakukan oleh United Nations Development Programme (UNDP). UNDP menyediakan suatu fasilitas yang disebut one stop service kepada para stafnya agar dapat mengelola proyek-proyek UNDP di Indonesia. Disebut one stop service, karena semua perangkat lunak (Word, Excell, dan lain-lain), aplikasi database, jadwal kegiatan/kalendar, pendistribusian pekerjaan dan data dapat diakses dengan mudah melalui program penjelajah (browser). UNDP menggunakan program penjelajah agar semua informasi dapat tersaji secara visual, mulai dari proses pemantauan sampai dengan pendeteksian kemajuan dan perkembangannya.

Sistem manajemen proyek berbasis web di UNDP terintegrasi dengan database dan sistem surat-menyurat, sehingga pengguna dapat dengan mudah berkolaborasi baik melalui program e-mail, faksimile maupun dokumen melalui antarmuka (interface) yang sama. Guna mengurangi kesalahan, disediakan juga template untuk setiap dokumen yang sudah baku dan draft pada tiap tahapan proyek yang bila sudah diselesaikan, secara otomatis akan masuk ke langkah selanjutnya dan menjadi semacam tugas (task) untuk pengguna selanjutnya.

Proses aliran pekerjaan ini selain membuat proyek menjadi lebih efisien dan terorganisasi, juga memungkinkan semua pihak melihat sejarah setiap proyek, sehingga memudahkan untuk proses perencanaan selanjutnya seperti sistem database. Pada umumnya akses terhadap data-data yang berhubungan dengan proyek dibatasi dengan simpul-simpul keamanan yang terintegrasi pada tingkat pemakai dan pengelola database.